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Conhecido como o guardião da memória do povo conquistense, o Arquivo Público Municipal está em pleno funcionamento desde 1978, consolidando-se como importante equipamento da Prefeitura Municipal de Vitória da Conquista. O arquivo reúne documentos dos poderes executivo e legislativo do sudoeste baiano. No local, também é possível encontrar ícones iconográficos, jornais, plantas arquitetônicas, fotografias e livros históricos de artistas do sudoeste baiano, como Jorge Amado e Carybé.
O local é dividido em Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente, ou Histórico. Local de intensa visitação por pesquisadores, professores e estudantes, no Arquivo Permanente encontram-se os setores de jornais e periódicos, o documental, o fotográfico e o cartográfico. A documentação do acervo teve início no século 19.
Já no Acervo Intermediário ficam os documentos restritos à administração. Estão arquivados os contratos, leis, projetos de lei, portarias e plantas arquitetônicas referentes a Vitória da Conquista e região. Neste local, os arquivos permanecem por tempo determinado, pois são avaliados se permanecerão no acervo ou se serão encaminhados para a reciclagem.
O Arquivo Municipal já esteve presente em diversos locais de Conquista. Entre 1999 e 2003, fazia parte do Museu Padre Palmeira, quando foi transferido para Rua Coronel Gugé, ficando até 2008. Após isso, foi para a Rua Goés Calmon, onde permaneceu até 2011, passando um período em um prédio na Avenida Bartolomeu de Gusmão, e indo, em seguida, para o Centro da Cidade, na Rua do Triunfo, onde funciona atualmente o Arquivo de Pessoal. Em 2015, então, a Prefeitura instalou o Arquivo Público Municipal na Avenida Juracy Magalhães, onde funciona atualmente.
Criado na gestão do ex-prefeito Raul Ferraz, o arquivo conta com uma equipe multidisciplinar composta por coordenação, bibliotecário, técnicos e auxiliares de arquivo. Além destes, a equipe possui agentes administrativos, secretárias, auxiliares de higienização e limpeza que garantem a integridade do acervo. Neste ano, o setor também incluiu estagiários na sua equipe, sendo dois de Jornalismo, um de História e outro de Ciências Sociais.
Para o coordenador do arquivo, Robson dos Santos, o local é de extrema importância para a cidade. “Não tem como um país existir sem história. É preciso conhecer o arquivo, pois, aqui, o passado se conecta com o presente e isso permite a transformação no futuro”.
Processo de reciclagem
O processo de reciclagem no arquivo é bastante complexo, pois diversos fatores são considerados. No setor, os documentos ficam arquivados por até quatro anos na área de Arquivos Correntes, local que possui função administrativa. Após esse período, a documentação é totalmente encaminhada para o Arquivo Intermediário, de função comprobatória, para cumprir o chamado “tempo de guarda”, o qual é definido pela Tabela de Temporalidade Documental (TTD). A depender do documento, ele pode ficar arquivado por mais de 20 anos.
A Tabela é um instrumento arquivístico que define o prazo de guarda e o destino dos documentos, podendo seguir para a guarda permanente ou, simplesmente, ser eliminados. No ano de 2016, a Prefeitura de Vitória da Conquista instituiu a TTD por meio do Decreto n.º 17351/2016, ainda na gestão do ex-prefeito Guilherme Menezes.
Após esse período de guarda, os documentos são submetidos a uma avaliação técnica realizada pelos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). Nessa fase, os documentos com valor cultural são encaminhados para o Arquivo Histórico, onde ficarão por prazo indeterminado. Já os documentos sem qualquer função administrativa, jurídica e cultural são publicados no Diário Oficial do Município. Após 30 dias de publicação, os documentos são encaminhados ao processo de eliminação por trituração para que, posteriormente, sejam reciclados.
Visitando o Arquivo Público
Para os interessados em visitar o Arquivo Público, ele está localizado na Avenida Juracy Magalhães, n.º 3920, no bairro Felícia. O local é aberto ao público de segunda à sexta-feira, das 8h às 17h. As instituições que desejam realizar uma visita guiada ou pesquisa de algum documento histórico, entre em contato com o número (77) 3229-3681 ou pelo e-mail: [email protected].
