O LabPDI (Laboratório de Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação) está desenvolvendo uma nova versão do C-DOC (Sistema de Controle de Documentos). A iniciativa vai de encontro as diretrizes do Governo Digital e pretende modernizar ainda mais a digitalização e o controle de documentos na PGE-MS (Procuradoria-Geral do Estado de Mato Grosso do Sul).

Considerando o grande fluxo em algumas Procuradorias Especializadas e Coordenadorias Jurídicas, o Laboratório irá aperfeiçoar o sistema implantado em 2021 e agilizar o trabalho dos servidores e procuradores do Estado.

O técnico e pesquisador em Tecnologia da Informação, Ricardo Antônio Sampaio da Costa, explica que a nova versão do sistema irá proporcionar maior facilidade aos usuários, uma das causas disto é que ele será migrado para uma plataforma web e poderá ser acessado em qualquer lugar.

 “Uma das grandes mudanças do C-DOC é que antes ele apenas realizava o controle de documentos, hoje trazendo essa solução nova será possível produzir as peças dentro do próprio sistema, isso auxiliará muito na parte de estatística e na qualidade de produção das peças, além de garantir que todos os documentos em formato digital estejam armazenados em uma única plataforma”, explicou.

Para o desenvolvimento da nova versão desta ferramenta foram realizadas diversas etapas: criação de fluxogramas, documento de Discovery (documento que rege as regras do sistema), aprovação das telas do sistema, desenvolvimento dos papéis funcionais (espaço para procuradores, assessores e servidores do administrativo), entre outras.

De acordo com o LabPDI as regras do sistema ainda estão sendo definidas pois cada setor possui sua peculiaridade. A princípio foram estabelecidas diretrizes básicas para estruturar o sistema, como por exemplo, os prazos que cada procurador possui, quem pode aumentar o prazo, quais unidades podem visualizar os documentos e para onde podem encaminhar.

A equipe do Laboratório de Inovação já realizou a capacitação com algumas das unidades que irão utilizar inicialmente a solução. São elas: PAG (Procuradoria de Assessoria ao Gabinete), COPGE (Coordenadoria da PGE), CGPGE (Corregedoria-Geral), PAA (Procuradoria de Assuntos Administrativos) e a CJUR-SAD (Coordenadoria Jurídica da PGE na Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização).

Conforme explica o pesquisador em Tecnologia da Informação, atualmente está sendo finalizado o ambiente de homologação, etapa em que as unidades simulam várias situações de tramitação de documentos para validar as funções do sistema.

“Essa etapa é quando a gente leva até o cliente a aplicação para melhorá-la antes de entrar na produção. A ideia é que os setores selecionados utilizem a solução e tragam os feedbacks para que possamos pensar nas alterações necessárias e consolidar o sistema a fim de que ele seja acessível e adequado para todos”, disse Ricardo da Costa.

Para a procuradora-geral do Estado, Ana Carolina Ali Garcia, a nova versão da ferramenta irá impulsionar ainda mais o processo de digitalização e controle de documentos no órgão, que foi escolhido pelo Governo para ser pioneiro na implantação de processos eletrônicos no Estado.

“Esta mudança irá proporcionar mais agilidade e eficiência nos procedimentos executados pela PGE, bem como uma mensuração do volume de atividades do Consultivo. Nosso intuito com a nova ferramenta é modernizar e aprimorar ainda mais os serviços públicos prestados através de soluções digitais”, afirmou.

A procuradora do Estado e coordenadora da CIGE (Coordenadoria de Inteligência e Gestão Estratégica) - unidade da qual o Laboratório faz parte -, acrescenta que o sistema irá facilitar o controle, o acesso e a produção de documentos.

“O sistema será bem completo e irá facilitar o controle, o acesso e a produção de documentos em muitas áreas de atuação da PGE como por exemplo no direito e na governança, além das áreas administrativas e de estatística. Estamos acompanhando o Estado nessa transformação digital para trazer ainda mais resultados positivos”, ressaltou Cristiane Müller Dantas.

Hanelise Brito, PGE

Foto: Guido Brey Jr/PGE